Tietosuojaseloste

Tappara Performance HUB:n henkilörekisterin tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Laatimispäivä 10.4.2025, muokattu 16.4.2025

1. YKSITYISYYDEN SUOJAAMINEN
Tappara Performance HUB:n tarjoamien palveluiden kohdalla henkilötietojen yhteisrekisterinpitäjinä toimivat Tappara Performance HUB:n palveluista vastaavat tahot Tamhockey Oy ja Tappara ry (jatkossa yhteisesti ”Tappara”). Kumpikin osapuoli vastaa oman toimintansa osalta siitä, että henkilötietojen käsittely toteutetaan kulloinkin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Tappara pitää kaikkien Tappara Performance HUB:n palveluita käyttävien henkilöiden yksityisyyttä erittäin tärkeänä. Tappara sitoutuu suojaamaan henkilön yksityisyyttä Tappara Performance HUB:n palveluiden käyttäjänä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Luottamuksellisuus ja tietosuojan huomioiminen ovat tärkeä osa Tapparan vastuullisen toiminnan periaatteita. Tappara käsittelee keräämiään henkilötietoja tietosuojaselosteessa kuvattujen ehtojen mukaisesti.

Mikäli rekisteröity haluaa käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan, ensisijaisena yhteyspisteenä toimii Tamhockey Oy. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus käyttää oikeuksiaan suhteessa kumpaankin yhteisrekisterinpitäjään.

2. HENKILÖREKISTERIN YLEISET TIEDOT

Henkilörekisterin nimi
Tappara Performance HUB:n henkilörekisteri

Yhteisrekisterinpitäjät
Nimi: Tamhockey Oy
Y-tunnus: 1539240-6
Osoite: Kansikatu 1 T3 (C-rappu, 2. kerros), 33100 Tampere
Puhelin: 0207 457 500
Sähköposti: tappara@tappara.fi

Nimi: Tappara ry
Y-tunnus: 0155677-2
Osoite: Sudenkatu 7, 33520 Tampere
Puhelin: 020 7457580
Sähköposti: tapparary@tappara.fi

Yhteisrekisterin tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö
Kimmo Vähä-Ruohola, p. 020 7457502, kimmo.vaha-ruohola@tappara.fi


3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Yhteisrekisterinpitäjien roolit
Tappara Performance HUB:n tarjoamat palvelut jakaantuvat valmennus-, testaus- ja harjoittelun seurantapalveluihin sekä tutkimus-, kehitys-, innovaatio- (TKI-) ja valmentajakoulutuspalveluihin. Tamhockey Oy vastaa Tappara Performance HUB:n yhteisrekisterissä Tapparan Liiga- ja U20-joukkueiden ja Tappara ry puolestaan Tapparan U18- ja sitä nuorempien joukkueiden toimintaa koskevista henkilötiedoista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tappara Performance HUB:n henkilörekisterissä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisteröidyn henkilön valmennusprosessin tukeminen seuraavasti:

• rekisteröidyn henkilön testauksen ja harjoittelun seurannan järjestäminen palvelemaan valmennusprosessin suunnittelua, toteutusta ja arviointia tavoitteen ollessa rekisteröidyn kehittymisen tukeminen sekä terveysongelmien ehkäisy
• seuran valmennus- ja testaus-/seurantajärjestelmän ja -toiminnan kehittäminen, suunnittelun tukeminen, tilastointi, seuranta, arviointi ja tieteellinen tutkimustoiminta

Henkilön osallistuessa Tapparan urheilutoimintaan voidaan tuona aikana tallentaa Tappara Performance HUB:n henkilörekisteriin erilaisia fysiologisten, biomekaanisten ja psykologisten mittausten tuloksia sekä harjoittelun seurantaan liittyviä tietoja. Henkilötietojen tallentaminen on välttämätöntä rekisteröidyn kehittymisen ja kuormituksen seurannan, yksilöllisen valmennuksen ja yhteydenpidon sekä seuran toteuttamien TKI-projektien vuoksi. Henkilörekisterissä olevien tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan kirjalliseen suostumukseen.

Tamhockey Oy vastaa Tappara Performance HUB:n henkilötiedoista muodostuvasta yhteisrekisteristä, joka on itsenäisinä rekisterinpitäjinä toimivien Tamhockey Oy:n ja Tappara ry:n yhteiskäytössä. Kumpikin rekisterinpitäjä on vastuussa omalta osaltaan yhteisrekisteriin tallennettavien henkilötietojen laillisuudesta ja laillisesta käytöstä. Yhteisrekisteriin pääsyä on rajoitettu käyttöoikeuksien avulla koskemaan ainoastaan Tappara Performance HUB:n testaustoiminnasta vastaavia henkilöitä, eikä yhteisrekisterin sisältämiä tietoja voi lähtökohtaisesti luovuttaa muille henkilöille ilman rekisteröidyn kirjallista suostumusta.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA TIETOLÄHTEET

Rekisterin tietosisältö
Tappara Performance HUB:n henkilörekisteriin kerätyt henkilötiedot ovat pääasiassa joko rekisteröidyn itsensä tai alaikäisen rekisteröidyn huoltajan vapaaehtoisesti antamia tietoja taikka valmennusprosessiin kuuluvia testauksen ja harjoittelun seurannan yhteydessä rekisteröidyltä kerättyjä tietoja. Lisäksi rekisteröidyn kirjallisella suostumuksella tietoja rekisteriin voi tulla muilla testausasemilla (esim. Varalan urheiluopisto, Suomen urheiluopisto Vierumäki, Suomen Jääkiekkoliiton maajoukkuetapahtumat) rekisteröidystä henkilöstä kerätystä tiedosta.

Tappara Performance HUB:n henkilörekisteri pitää sisällään seuraavia tietoja:

• sukunimi, etunimi
• syntymäaika
• rekisteröidyn yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• alaikäisen rekisteröidyn huoltajien yhteystiedot (sukunimi, etunimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• esitieto- ja terveyskyselyn sekä suostumuslomakkeen tiedot
• valmennusprosessiin kuuluvat testaus- ja harjoittelun seuranta- sekä tutkimustiedot (esimerkiksi fysiologiset, biomekaaniset ja psykologiset mittaustulokset, harjoituspäiväkirjatieto)
• video- ja kuvamateriaalia valmennusprosessiin kuuluvista tapahtumista (testaustapahtumat, harjoitustapahtumat, kilpailutapahtumat)

Tiedot poistetaan, kun ne eivät enää ole tarpeellisia niille määriteltyjen käyttötarkoitusten näkökulmasta.

5. REKISTERIN SUOJAAMINEN JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tappara Performance HUB noudattaa henkilötietoja käsitellessään tiukasti lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Tappara Performance HUB varmistaa aina henkilötietoja käsitellessään, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.

Henkilörekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden käsittelyyn osallistuvat henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tämä salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteiden päätyttyä. Tappara Performance HUB rajoittaa henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä. Henkilötietoihin on pääsy vain sellaisella Tappara Performance HUB:n henkilöstöllä, jolla on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

Henkilötietojen suojaamiseksi Tappara Performance HUB noudattaa myös tarkkaa käyttäjätunnusten käytönhallintaa. Henkilörekisteri ja siihen tallennetut tiedot on suojattu muun maussa käyttöoikeuksien rajoituksin ja salasanoin, jotka ovat ainoastaan kyseisen järjestelmän käyttäjiksi valtuutettujen henkilöiden hallussa. Tappara Performance HUB seuraa ja valvoo aktiivisesti ja tiukasti henkilötietojen käsittelyä lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. lokitietojen avulla.

Manuaalinen aineisto:
Mittauksista ja tutkimuksista syntyvä manuaalinen aineisto kuten mittauspöytäkirjat, esitieto-/terveyskyselyt ja suostumuslomakkeet säilytetään kansioissa lukituissa huoneissa ja lukituissa kaapeissa, jonne pääsy on ainoastaan Tappara Performance HUB:n testaustoiminnasta vastaavilla henkilöillä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot:
Tappara Performance HUB:lla on käytössä erilaisia mittausjärjestelmiä, joissa on omat tietokantansa tallennettuna joko paikallisesti tietokoneelle, sisäiselle palvelimelle tai pilvipalveluun. Kaikki mittauskoneet ja -järjestelmät säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy ainoastaan Tappara Performance HUB:n testejä ja mittauksia tekevillä henkilöillä. Jokaiseen tietokoneeseen ja mittausjärjestelmään sekä paikallisen tietokoneen, sisäisen palvelimen tai pilvipalveluiden tietokantoihin Tappara Performance HUB:n testaustoiminnasta vastaavilla henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, joita ei jaeta ulkopuolisille.

6. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteröityjen henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn itsensä antamaa suostumusta. Rekisteröidyn anonymisoituja tietoja ilman henkilötunnisteita voidaan luovuttaa tutkimus- ja tuotekehitystyöhön rekisteröidyn suostumuksella. Alaikäisen rekisteröidyn osalta suostumus vaaditaan kaikissa tapauksissa rekisteröidyn huoltajalta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tarkastusoikeus
Jokaisella Tappara Performance HUB:n rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisteriin on hänestä tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkastaa henkilötietojensa käsittelyä koskevat lokitiedot sekä tehdä henkilötietojensa käsittelyä koskeva selvityspyyntö. Tarkastus- ja selvityspyynnöt tulee tehdä kirjallisesti rekisterin tietosuojavastaavalle. Mikäli rekisteröity on alaikäinen, myös hänen huoltajallaan on pääsääntöisesti oikeus tietojen tarkistukseen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella Tappara Performance HUB:n rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin tietosuojavastaavalle. Korjauspyyntö on yksilöitävä ja perusteltava. Tiedon korjaus toteutetaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla siten, että muun muassa tiedot tehdystä oikaisusta sekä alkuperäisestä merkinnästä ilmenevät henkilörekisteristä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tappara pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden yhdessä suoraan reksiteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi esittää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä sekä käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa esitettyyn tietosuojavastaavaan.